Output verhoging door transformatie in de lerende organisatie

 Kobus denkt en werkt mee aan de oplossing van personele vraagstukken en uitdagingen in de AGF. Van advies tot bemiddeling. Van opleiding tot poolmanagement. Vanuit een diepgaande kennis van de sector en geloof in goed werkgeverschap helpen zij opdrachtgevers en kandidaten met een proactieve, enthousiaste en altijd resultaatgerichte benadering. Vooral bij bedrijven die te maken hebben met seizoendrukte nemen zij regelmatig de planning over. Kobus heeft de beschikking over verschillende pools waarmee zij pieken en dalen in de personeelsbehoefte van opdrachtgevers op kunnen vangen. Dit totaal concept is dermate succesvol dat opdrachtgevers een groeiende vraag naar kandidaten hebben. Door deze groeiende vraag is de behoefte ontstaan om de interne processen van Kobus verder te professionaliseren waarbij een stevige bottom-up beweging zou worden gecreëerd.

Assessment

Uit het eerste assessment bleek dat door de toename van nieuwe klanten en de vraag naar kandidaten de regellast voor de planners sterk toe was genomen. De planners waren inmiddels ontlast door uitbreiding van het team. Ondanks de extra capaciteit kon de kennis over de werkwijzen en de informatie over klantvraagstukken onvoldoende snel worden gedeeld. Nader onderzoek wees uit dat de werkwijzen van de planners nogal verschilden.

Een aantal personeelsadviseurs van Kobus was geïnspireerd geraakt door wat zij dagelijks zagen van hun uitzendkrachten bij hun klant Bakker Barendrecht. De uitzendkrachten worden op een effectieve manier getraind op basis van eenduidige standaardwerkinstructies. In deze standaardwerkinstructies is de beste manier van werken en het waarom van deze manier vastgelegd. Daarnaast worden de uitzendkrachten betrokken bij het verbeteren van het dagelijks werk door het bijwonen van bordbesprekingen (deze elementen maken onderdeel uit van een breed verbeterprogramma dat het EWP-team heeft ondersteund bij Bakker Barendrecht).

Kernwaarden

Kobus heeft altijd gewerkt vanuit een sterk ontwikkeld teamwork en een grondgedachte dat alles beter kan (growth mindset). Om te voorkomen dat door de sterke groei van het Kobus-team deze kernwaarden verloren zouden gaan is hier veel aandacht aan besteed. Door met de gehele organisatie (oud en nieuw) het waarom, het hoe en het wat van Kobus te doorleven en te delen zijn deze kernwaarden weer verankerd in de organisatie. Centraal hierin staat waar Kobus vandaan komt en wat ze zo bijzonder maakt.

Daily Management

Geïnspireerd door hun klant Bakker Barendrecht heeft het plannersteam een planbord per planningslijn ingericht. Op dag niveau worden alle afwijkingen gevisualiseerd en worden deze dagelijks besproken door het team. Tevens is er voor het gehele team wekelijks een teambord bespreking ontwikkeld waarbij de belangrijkste resultaten & uitdagingen en successen centraal worden gedeeld.

Standaardisatie

Om het intern vakmanschap te vangen en daarmee overdraagbaar te maken zijn de werkwijzen gestandaardiseerd middels standaardwerkinstructies. Deze werkinstructies zijn de basis om nieuwe collega’s op te leiden en te trainen. De instructies worden ook gebruikt om bredere inzetbaarheid en flexibiliteit te creëren binnen het team zodat het werk makkelijker en sneller kan worden overgenomen. Voor het versnellen van de interne opleidingen zijn er ondersteunende trainingen geweest op het gebied van coaching en persoonlijk leiderschap.

Resultaten

De teamleden hebben op dag basis een beter overzicht van de werkzaamheden. Door training en opleiding kan het werk evenredig worden verdeeld waardoor de werkdruk is afgenomen. Hierdoor is ook meer tijd ontstaan om het proces verder te verbeteren. De leercurve van nieuwe medewerkers is steiler geworden omdat de werkwijzen bekend en makkelijk overdraagbaar zijn. De teamleden nemen naast de verantwoordelijkheid voor het klantwerk ook meer verantwoordelijkheid voor het verbeteren van hun eigen processen. Dankzij deze verbeteringen is het Kobus team met een beperkte groei in medewerkers in staat gebleken om een verdubbeling van het aantal uitzenduren mogelijk te maken.